חברות בועד-בית אינה עניין של מה בכך. היא דורשת השקעת זמן, יש עימה אחריות ולא פעם גם הרבה כפיות טובה. כיום חברות בוועד דורשת גם לא מעט ידע מקצועי. להלן 10 הטיפים החשובים ביותר להתנהלות תקינה של ועד בית:
1. חוקיות
על ועד בית לפעול עפ"י חוק. זה מובן מאליו. כדי לפעול במסגרת החוק צריך לדעת את החוק – בהקשר שלנו מדובר בסה"כ בשני מסמכים לא נורא ארוכים: הראשון הוא פרק ו' לחוק המקרקעין (מסעיף 52 ועד סעיף 77ו) – שימו לב: אין חוק מיוחד לבתים משותפים ובתוך חוק המקרקעין (הארוך והמייגע) קיים פרק מיוחד שעוסק בבתים משותפים – זה הפרק שכל ועד חייב לצלם, לקרוא ולהחזיק בהישג יד. המסמך השני הוא התקנון – אם אין לכם תקנון מיוחד (ורוב הבתים בישראל הם ללא תקנון מיוחד) הרי שחל על הבית התקנון המצוי. תקנון זה חייב כל ועד לשנן כי בו מצויים העקרונות החשובים ביותר לניהול תקין. התקנון המצוי נמצא כתוספת בסוף חוק המקרקעין.
2. מידתיות
עצתי לוועד בית: לא להחמיר מדי. גישה פורמליסטית ונוקשה מדי יוצרת סכסוכים מיותרים, שלא היו באים לעולם אם מלכתחילה הגישה היתה יותר מרוככת וסלחנית. השאירו את "היד הקשה" למקרים המתאימים באמת (ויש כאלה) – אבל ביתר המקרים הפעילו גישה מאוזנת ושכל ישר: לפני עימות הציעו שימוע; לפני החרפה תנו הזדמנות תיקון; לצד העקרון זיכרו שלעיתים יכול לחיות גם חריג לעקרון; גם כשיש רוב עדיין נסו להתחשב במיעוט – וזיכרו: שיקול דעת תמיד קודם לאגו. בקיצור הכל במידה. זה טוב בכלל בחיים.
3. שקיפות
הגישה הבסיסית של ועד כלפי דיירים צריכה להיות שהכל פתוח ושקוף. אין מה להסתיר, אין מידע סודי. נכון שאי אפשר לתת שקיפות אבסולוטית בכל רגע נתון. אבל ניתן לספק מידע באופן יזום ושוטף וניתן להיענות בחיוב לרוב הבקשות לקבלת מידע.
4. זמניות
ועד טוב הוא ועד שמתחלף! שיתוף הרבה דיירים בועד, בסבב שנתי/דו שנתי, יעשה רק טוב לבית. הוא יקטין את העול ויחלק אותו בין רבים, הוא יפחית חיכוכים שנובעים מיצירת שני מחנות: מחנה אופוזיציה ומחנה של מקבלי ההחלטות. בבתים שיש בהם תחלופה מעת לעת של חברי ועד יש הרבה פחות טענות ומריבות.
5. התנדבות
הטיפ הזה הוא המשך ישיר של קודמו. ועד צריך לעבוד בהתנדבות, וכוונתי להתנדבות מלאה! לא הנחה בדמי ועד, לא הטבה כזו או אחרת, לא שכר – וכאשר ישנה תחלופה וחלוקת העול מעת לעת, זו המלצה שקל מאוד ליישם אותה.
6. שיוויוניות
דיירים אינם זהים בגישתם, בסגנונם, בדרישותיהם. אולם הועד חייב לנהוג בכולם באופן שווה. נתת לאחד, תן לשני. אפלייה, אפילו בתחושה בלבד ואפילו בדברים קטנים, אינה מצב בריא. העקרון ברור וגם ברור שישומו הוא בעייתי אבל המאמץ שווה.
7. גזברות
ועד טוב זה ועד שיש בו גזבר אוטונומי, שמנהל באדיקות, בחסכנות ובקפדנות את כל הנושא הכספי, כמובן בחשבון נפרד על שם הועד. גזבר טוב זה גזבר שלכל דבר יש לו קבלה ותיעוד. לכן, אגב, ועד טוב זה ועד לא של איש אחד (למרות שזה חוקי). המלצתי: בבתים קטנים ועד של שלושה, בבתים גדולים של חמישה. אלה מספרי הזהב.
8. סדר
אין כמעט מה להוסיף. הקפידו על תיעוד ורישום מסודר של פרוטוקולים, של חשבונות, הוצאות, הכנסות, התקשרויות, פניות.
9. יעוץ
לא צריך להתבייש או לפחד להתייעץ עם מומחים. חוק אינו דבר פשוט והבעיות שעולות בבתים משותפים אינן תמיד מקבלות מענה ברור. ניתן לאשר מראש באסיפה כללית שנתית תקציב צנוע עבור התייעצות עם מומחים. אם תקציב זה לא נוצל, מה טוב, העבירו אותו לשנה הבאה. יעוץ משפטי חיצוני או יעוץ מקצועי אחר הוא חלק טבעי של ניהול בית משותף (ולכן ועד מוסמך לקבלו גם בתשלום) ויעוץ טוב בסוף דווקא חוסך כסף, זמן ומריבות
10. מתחזק
כאשר אין – מכל סיבה שהיא – מספיק מתנדבים לפעילות הועד, יש לשקול את החלפת הועד במתחזק חיצוני. צריך לעסוק זאת רק בדרך הקבועה בחוק – סעיף 71 (ב) עד (ד). מאוד לא מומלץ להעסיק מתחזק מקרב בעלי הדירות. כמובן שהחלטה על התקשרות עם מתחזק היא הפיכה וניתן בהחלט לנסות זאת לשנה ואח"כ לשקול מחדש.